Un bénévole n’est pas un salarié gratuit, ni un amateur en roue libre. Cessez de subir les bonnes volontés ingérables : apprenez à recruter, former et encadrer vos bénévoles pour créer une équipe mixte performante où chacun connaît sa place.
Public concerné
Bénévoles et personnel des bibliothèques encadrant une équipe avec des bénévoles.
Prérequis
Aucun prérequis
Résolution des conflits et gestion des situations délicates au sein de l’équipe de bénévoles.
Apport théorique, exercices pratiques avec mise en situation, échange et débat avec les formateur.trices.
La cohabitation entre salariés et bénévoles est souvent un sujet tabou. D’un côté, les professionnels craignent que le bénévolat ne serve de prétexte aux élus pour ne pas créer de postes (le fameux « remplacement »). De l’autre, ils se retrouvent à devoir gérer des équipes qu’ils n’ont pas toujours choisies, avec des niveaux de compétence et d’engagement très hétérogènes.
Le problème majeur est l’absence de cadre. Sans fiche de mission claire, le bénévole, souvent plein de bonne volonté, s’installe, prend le pouvoir (« Je suis là depuis 20 ans, je sais mieux que vous ») ou, à l’inverse, se démobilise car il se sent inutile. Gérer des bénévoles est souvent plus difficile que gérer des salariés : vous n’avez ni le levier du salaire, ni celui de la sanction hiérarchique directe. Sans une méthodologie de management spécifique (le management par le sens et l’adhésion), la bibliothèque risque de devenir une « amicale » sympathique mais peu professionnelle, ou un champ de bataille larvé.
Chez ACANT, nous militons pour une clarification radicale. Le bénévolat est une richesse, à condition qu’il soit piloté.
Analyser (La Frontière des tâches) : Qui fait quoi ? C’est la base de la paix sociale. Analyser, c’est définir la ligne rouge. Le salarié gère la politique documentaire, le budget, le réseau. Le bénévole assure le portage à domicile, l’accueil, l’animation. Nous vous aidons à cartographier ces missions pour prouver que le bénévole apporte un « plus » (valeur ajoutée) et non un « à la place de » (substitution).
Expérimenter (Le Recrutement pro) : On ne prend pas un bénévole juste parce qu’il a vu de la lumière. Nous expérimentons l’entretien de recrutement bénévole. Quels sont ses goûts ? Ses disponibilités ? Ses compétences cachées (comptabilité, jardinage, théâtre) ? Nous testons la mise en place d’une « période d’essai » mutuelle pour vérifier l’adéquation avant de s’engager.
Pérenniser (La Reconnaissance) : Le bénévole est payé en monnaie symbolique : la reconnaissance et le plaisir. Pérenniser, c’est mettre en place des rituels de remerciement, offrir de la formation continue, et inclure les bénévoles dans les moments conviviaux. C’est animer la communauté pour éviter l’usure ou le sentiment d’être un « bouche-trou ».
Comment dire « non » à quelqu’un qui travaille gratuitement ? C’est tout l’art de cette formation. Notre pédagogie 60 % pratique / 40 % théorie vous arme pour ces situations délicates :
Rédaction de la Charte du bénévole : Vous ne repartirez pas avec un modèle vide, mais avec votre charte. Droits, devoirs, règles de savoir-être, procédure de départ. C’est le contrat moral indispensable.
Jeu de rôle « Le bénévole envahissant » : Simulation de crise. Madame Michu veut absolument couvrir tous les livres en rouge ou refuse de ranger les mangas. Comment la recadrer avec diplomatie mais fermeté ? Nous travaillons les éléments de langage du management non-hiérarchique.
Design de l’annonce : Au lieu d’attendre, allez chercher. Vous rédigerez une annonce de recrutement attractive pour cibler des profils spécifiques (« Cherche passionné de jeux vidéo pour animer un club ado ») et rajeunir votre vivier.
Les formateurs ACANT sur ce module sont souvent des coordinateurs de réseaux (anciennes BDP) ou des chefs de service qui ont managé des équipes mixtes (pro/bénévoles) dans des contextes ruraux ou périurbains complexes.
Leur posture est celle du chef d’orchestre :
Juristes : Ils connaissent par cœur la loi de 1901 et le statut de la fonction publique territoriale. Ils vous sécurisent sur les questions d’assurance et de responsabilité.
Psychologues : Ils savent que le bénévolat touche à l’affectif. Ils vous donnent les clés pour gérer les ego et les susceptibilités.
Valorisants : Ils vous apprendront à voir le bénévole non comme une charge, mais comme un ambassadeur de la bibliothèque dans la société civile.
C’est la question juridique n°1. La réponse est complexe mais la tendance est à la prudence. Idéalement, non, pour des raisons de responsabilité et de continuité de service public. Toutefois, dans les petites communes (points lecture), c’est fréquent. La formation vous explique comment encadrer cette pratique par arrêté municipal pour couvrir le bénévole en cas d’accident ou de conflit.
Oui, et il faut le faire si cela nuit au service. Mais on ne « licencie » pas un bénévole, on met fin à sa mission. Cela nécessite d’avoir une Charte signée au préalable qui prévoit les motifs d’exclusion (non-respect du règlement, agressivité). Nous vous apprenons à mener cet entretien de rupture difficile avec courage et humanité.
Souvent, oui, par crainte de la précarisation de l’emploi. La méthode ACANT consiste à rassurer en distinguant les tâches. Si le bénévole fait exactement la même chose que l’agent (prêt/retour, catalogage), l’opposition est légitime. Si le bénévole fait ce que l’agent n’a pas le temps de faire (lecture en EHPAD, portage, animation tricot), il enrichit le service sans menacer l’emploi. C’est cette complémentarité qu’il faut construire.
Par le jeu et l’utilité immédiate. Ne faites pas de cours théoriques. Montrez-leur comment utiliser la tablette pour montrer des photos à leurs petits-enfants ou pour lire la presse en gros caractères. Une fois qu’ils y trouvent un intérêt personnel, ils deviennent les meilleurs prescripteurs auprès des usagers.
